Документооборот по контракту ВЭД

Условия контракта об оформляемых и предоставляемых по контракту документах практически в равной степени затрагивают все основные сферы правового регулирования ВЭД:

* гражданско-правовые (коммерческие) отношения сторон контракта

* валютные операции по контракту

* таможенное оформление поставляемых товаров

* налогообложение операций по контракту

Кроме того, на условия о документах по контракту влияние может оказывать законодательство РФ об экспортном контроле, о борьбе с финансированием терроризма и отмыванием денег, нормы специальных международных конвенций и др.

В целях оптимизации и минимизации этих коммерческих, валютных, таможенных, налоговых последствий, рисков и проблем в контракте может потребоваться урегулировать следующие вопросы и условия в отношении документов:

* какие именно документы должны предоставляться сторонами

* количество оригиналов и заверенных копий документов

* какими органами или организациями должны быть выданы документы (производителем, поставщиком, конкретными государственными органами, международными инспекционными агентствами)

* какими лицами должны быть подписаны документы (руководителем стороны контракта, полномочным представителем)

* требования к оформлению оригиналов документов (на защищенной от подделок бумаге, на типовом бланке)

* каким образом должны заверяться копии документов (производителем, поставщиком, перевозчиком, экспедитором, нотариусом, выдавшим органом)

* требуется ли легализация документов (проставление апостиля, консульская легализация, либо в силу международных договоров РФ или официальных разъяснений компетентных органов РФ легализация не требуется)

* на каких языках должны быть оформлены документы

* какая из сторон несет расходы по переводу и (или) легализации документов

* для каких целей должны представляться те или иные документы (для получения платежа по аккредитиву, для распределения транспортных расходов, в качестве подтверждающих документов по валютным операциям, для подтверждения налогового резидентства, для упрощения таможенного оформления)

* сроки оформления и предоставления документов

* каким образом будут передаваться документы (вместе с товаром, по почте, курьером, по электронной почте, по факсу)

* условия о допустимости или признании документов, переданных по e-mail и (или) факсу

* требования к содержанию, обязательным реквизитам документов

* требования соответствия документов другим условиям контракта и другим документам (сведения по маркировке и упаковке товаров)

* наличие "сквозных" требований к комплекту документов (наличие одинаковых сведений во взаимосвязанных документах, отсутствие разночтений в разных документах в наименованиях грузополучателей, номерах инвойсов, коносаментов и т. п.)

* каким стандартам, нормам, правилам должны соответствовать документы (проформам международных организаций, нормам законодательства РФ, обычаям делового оборота, требованиям контролирующих органов РФ)

* право одной из сторон составлять определенные документы в одностороннем порядке (акты об оказанных услугах)

* последствия представления ненадлежащих документов

* последствия непредставления или утраты документов при пересылке